Chứng từ kế toán là các tài liệu, giấy tờ ghi chép thông tin về các giao dịch kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán được sử dụng để chứng minh tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của các giao dịch kinh tế tài chính được thực hiện bởi doanh nghiệp. Chúng thường được lưu trữ trong hệ thống tài liệu kế toán của doanh nghiệp và sử dụng để thực hiện các hoạt động kế toán như ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, quản lý thuế và kiểm toán.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Tại khoản 3 Điều 3 Chương I Luật Kế toán 2015 có quy định như sau: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”. Các loại giấy tờ có liên quan, bao gồm: hóa đơn, phiếu thu – chi, phiếu xuất nhập – khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa.
2. Vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là một phần không thể thiếu trong kế toán quản trị, bởi việc đánh giá chất lượng của hoạt động kế toán phụ thuộc nhiều vào các loại chứng từ này. Không chỉ có vai trò giúp cho kế toán thực hiện được công việc kế toán ban đầu, chứng từ kế toán còn là căn cứ để ghi sổ kế toán theo quy định.
Thông qua việc lập chứng từ kế toán, toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay đã hoàn thành của doanh nghiệp đều sẽ được ghi lại nhằm đảm bảo về mặt pháp lý, cũng như các nghiệp vụ sau này. Chứng từ kế toán vừa thể hiện được trách nhiệm pháp lý của những thông tin, nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp; vừa là cơ sở để các cơ quan chức năng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nghĩa vụ tài chính trong doanh nghiệp khi cần thiết. Ngoài ra, những thông tin số liệu, giá trị được ghi nhận trên chứng từ kế toán còn là căn cứ để xác định mức độ chịu trách nhiệm và mức xử phạt của doanh nghiệp khi mắc lỗi.
3. Phân loại chứng từ kế toán
Dựa trên công dụng chứng từ
– Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ được dùng để truyền đạt những mệnh lệnh, hoặc chỉ thị của lãnh đạo, cấp trên xuống các bộ phận thi hành cấp dưới. Bao gồm: lệnh chi tiền mặt, xuất kho vật tư,…
– Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ được dùng để ghi nhận thông tin một nghiệp vụ kinh tế nhất định đã được hoàn thành trong thực tế. Cụ thể như: phiếu thu, chi tiền mặt, xuất kho,…
– Chứng từ thủ tục: Là loại chứng từ được dùng để tổng hợp, hoặc phân loại các thông tin, nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể. Qua đó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình ghi nhận sổ sách và đối chiếu các loại tài liệu kèm theo.
– Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm cơ bản của nhiều loại chứng từ khác nhau như chứng từ tổng hợp với chứng từ thủ tục, hoặc kết hợp các loại chứng từ với nhau.
Dựa trên địa điểm lập chứng từ
– Chứng từ bên trong: Là loại chứng từ được phát hành nhằm mục đích kiểm soát nội bộ doanh nghiệp để phục vụ cho việc trao đổi, hay chốt thông tin. Loại chứng từ này bao gồm: bảng thanh toán lương, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm kê,…
– Chứng từ bên ngoài: Là loại chứng từ nhằm phản ánh những nghiệp vụ kinh tế được thành lập từ bên ngoài như ngân hàng, hay các doanh nghiệp đối tác. Loại chứng từ này bao gồm: các chứng từ ngân hàng, hóa đơn nhận người bán,…
Dựa trên số lần ghi trên chứng từ
– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ được dùng để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế được thực hiện tiến diễn nhiều lần. Mặc định cứ sau mỗi lần lập chứng từ, các giá trị hay số liệu thể hiện trong chứng từ sẽ được cộng dồn cho đến giới hạn đã xác định, tiếp đến là chuyển vào sổ sách kế toán.
– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ được dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ thực hiện một lần, rồi sau đó chuyển luôn vào sổ sách kế toán.
Dựa trên trình tự lập ra chứng từ
– Chứng từ gốc: Hay còn gọi là chứng ban đầu, được thành lập trực tiếp khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc vừa được hoàn thành.
– Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm mục đích giảm nhẹ công tác kế toán hay tạo sự thuận tiện cho việc ghi nhận vào sổ sách.
Dựa trên tính cấp bách nghiệp vụ
– Chứng từ báo động: Là loại chứng từ được ghi nhận những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế, bao gồm: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không đúng thời hạn,… Đây là loại chứng từ cần được xử lý kịp thời trước khi được ghi nhận vào sổ sách kế toán, hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định.
– Chứng từ bình thường: Là loại chứng từ được ghi nhận những thông tin thể hiện tính phù hợp với quy luật của các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Loại chứng từ này được tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi nhận vào sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ.
4. Các loại chứng từ kế toán phổ biến
Chứng từ liên quan đến tài sản cố định
– Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: Là loại chứng từ được dùng để thể hiện nội dung mua tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.
– Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: Là loại chứng từ được dùng để thể hiện nội dung ghi giảm trong trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Hoặc trong trường hợp hạch toán, chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.
– Điều chỉnh tài sản cố định: Là loại chứng từ nhằm mục đích phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định.
– Chứng từ khấu hao tài sản cố định: Là loại chứng từ dùng vào cuối tháng kế toán trích khấu hao tài sản cố định. Được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc chi phí sản xuất nếu tài sản đó trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất.
– Chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ được đính kèm theo hoá đơn mua mới công cụ dụng cụ.
– Chứng từ ghi giảm công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ được phát sinh trong trường hợp báo hỏng công cụ dụng cụ.
– Chứng từ phân bổ công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ dùng vào cuối tháng kế toán tính việc phân bổ công cụ dụng cụ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
– Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ.
Chứng từ liên quan đến tiền
– Phiếu thu tiền: Là loại chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
– Phiếu chi tiền: Là loại chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
– Séc tiền mặt: Là loại chứng từ được sử dụng trong trường hợp công ty phát hành séc, sau đó cho nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
– Uỷ nhiệm chi: Là loại chứng từ được sử dụng trong trường hợp thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Uỷ nhiệm chi được xem là căn cứ chứng minh việc giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp đã hoàn thành. Vì vậy, khi viết giấy uỷ nhiệm chi cần phải viết chính xác các thông tin đơn vị của mình và của bên nhà cung cấp.
– Nộp tiền vào tài khoản: Là loại chứng từ dùng để thể hiện các nội dung như khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản để thanh toán tiền mua hàng cho công ty. Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, hoặc tiền lãi của tiền gửi hàng tháng.
– Chuyển tiền nội bộ: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi bằng VNĐ sang tài khoản ngoại tệ. Nhằm mục đích thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc ngược lại.
– Tiền đang chuyển: Là loại chứng từ dùng để thể hiện nội dung tiền đang chuyển, tiền đó chưa vào tài khoản của nhà cung cấp.
Chứng từ liên quan đến hóa đơn
– Hoá đơn bán hàng: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và đã được nhân viên kế toán ghi nhận vào doanh thu.
– Hoá đơn mua hàng: Là loại chứng từ ghi nhận việc mua các loại hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm.
– Hàng bán trả lại: Là loại chứng từ được đính kèm hoá đơn khách hàng trả lại hàng, sử dụng trong trường hợp hàng bán rồi nhưng bị khách hàng trả lại.
– Hàng mua trả lại hàng: Là loại chứng từ được đính kèm hoá đơn đầu ra, dùng để ghi nhận việc mua hàng hóa, sản phẩm nhưng rồi trả lại nhà cung cấp.
– Tổng hợp hoá đơn bán lẻ: Là loại chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ đính kèm cùng hoá đơn bán hàng. Trên chứng từ có chữ ký giữa người bán và người mua.
Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá
– Phiếu nhập kho: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu từ hoá đơn mua nguyên vật liệu, nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm.
– Phiếu xuất kho: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc xuất kho nguyên vật liệu, nhằm mục đích sản xuất thành phẩm, xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng.
– Chuyển kho: Là loại chứng từ có liên quan đến việc chuyển kho vật tư thành kho hàng hoá để xuất bán. Hoặc chuyển kho hàng hoá thành kho vật tư để đưa vào quá trình sản xuất.
Các loại chứng từ kế toán liên quan khác
– Chứng từ nghiệp vụ khác: Là các chứng từ nhằm phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ trích lương phải trả cho nhân viên các bộ phận. Bao gồm các khoản trích sau: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm tai nạn, tiền thuế môn bài phải nộp, tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng quý. Bên cạnh đó còn để xác định lại chênh lệch thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm phải nộp thêm.
– Chừng từ ghi đồng thời: Là loại chứng từ được sinh ra khi hạch toán các bút toán về ngoại tệ. Cụ thể như việc mua ngoại tệ các loại.
