Mail merge (Trộn thư) – một chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, nhờ công cụ này mà người dùng có thể cùng lúc gửi nhiều bức thư, email với cùng nội dung đến nhiều người dù khác nhau ở một vài thông tin cụ thể. Tính năng này giúp các bạn tiết kiệm thời gian khi làm hợp đồng lao động, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…và có thể in hàng loạt chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện các thao tác, người dùng sẽ gặp tình trạng lệch định dạng ngày tháng trong Mail Merge. Bởi vậy, hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng ngày tháng và một số chi tiết mang tính đặc thù trong word khi bạn thực hiện thao tác trong Mail merge.
Mail Merge
Định dạng ngày tháng trong Mail merge bằng cách chọn trường định dạng
Trước khi thay đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge, các bạn cận thực hiện các thao tác sau:
Hãy chọn trường định dạng phù hợp nhất bạn muốn thay đổi, trong trường hợp này sẽ là trường Ngày. Sau đó nhấn đồng thời Shift + F9 để xuất hiện các mã trường. Trường bạn muốn chọn sẽ như sau: {MERGEFIELD DATE}, {MERGEFIELD CURRENCY} or {«Percent»}
Định dạng ngày đúng cách khi Trộn thư (Mail merge) trong Word
Hãy thêm định dạng dữ liệu sau \@”dd MMMM yyyy” vào tệp hợp nhất của ngày. Và trường hợp nhất của Ngày sẽ là: {MERGEFIELD DATE\@ “MMMM d, yyy”}
Trường định dạng ngày tháng
Ví dụ: Định dạng ngày sẽ được thay đổi từ 8/20/2012 => August 20, 2012.
Các bạn có thể thay đổi định dạng ngày tháng tùy theo ý muốn đã xác định trước đó. Các định dạng khác có thể dùng là:dd/MMM/yyyy, d/MMM/yy, d MMMM yyyy.
Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng “Number Switch” trong Word
Đối với cách này các bạn hãy sử dụng mã định dạng số mà các bạn muốn cho trường trộn (Merge Field) trong Word nó sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần thay đổi.
Bước 1: Khi áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch trong mã trường của trường đó. Bằng cách mở tài liệu Mail Merge => tab Mailings ở trên đầu cửa sổ. Bạn cần đảm bảo tắt Preview Results để có thể xuất hiện các trường Mail-Merge.
Bước 2: Click chuột phải vào trường Mail-Merge => Toggle Field Code=> xuất hiện mã trường thực tế Donation cho trường đó => chỉnh sửa mã trường bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã trường. Mã Numeric switch tương tự như mã định dạng Excel trừ khi chúng được theo sau bởi ký tự “\#” đối với số và “\@” đối với ngày tháng. Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge. Thông thường, Word và Excel đều sử dụng cùng một mã định dạng nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm.
Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng cách sửa đổi bảng tính Excel
Đối với định dạng ngày tháng trong mail merge bằng cách sửa đổi bảng tính Excel bạn chỉ cần sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có thể chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên, đối với phương pháp này bạn cần biết mã định dạng nhất định. Dù rằng các mã này giống hệt mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng người dùng rất hiếm khi thấy chúng.
Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng cách sử dụng liên kết DDE
Ngoài các phương pháp trên bạn còn có thể định dạng ngày tháng trong mail merge bằng cách sử dụng liên kết DDE. Khác với hai phương pháp trên, khá đơn giản nhưng người dùng phải nhớ được mã định dạng bạn muốn thay đổi thì phương pháp này người dùng không phải nhớ mã định dạng qua việc liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange).
Trước tiên, phải thực hiện các thao tác kích hoạt kích hoạt Word mở file thông qua DEE bằng cách vào Cài đặt => chọn Khác => ở mục Đặt liên kết tiêu đề và liên kết đính kèm => chọn Có.
DDE hầu như không hoạt động trong Office 2016, để nó hoạt động trong Office 2016 là khi nguồn dữ liệu trong file Excel được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file Excel.
Khi thiết lập liên kết DDE trong Word 2013, các bạn cần thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Click vào File => chọn Options.
Bước 2. Tiếp theo vào tab Advanced ở bên trái => cuộn trong phần General.
Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.
Lúc này bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và bằng các con đường khác trong đó có DDE. Tuy nhiên, mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ yêu cầu bạn thay đổi lựa chọn. Và tiếp tục thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1. Sau khi đã chọn file dữ liệu muốn sử dụng sẽ xuất hiện hộp thoại Confirm Data Source.
Bước 2. Khi xuất hiện hộp thoại Confirm Data Source => vào Show all => chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) => chọn Entire Spreadsheet.
Nếu bạn đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần phải thực hiện chọn nó một lần nữa thông qua liên kết DDE. Sau đó, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge nguyên vẹn.
Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách định dạng ngày tháng trong Mail Merge có thể giúp bạn sử dụng Mail merge một cách thành thạo, tối ưu hóa được thời gian dành cho công việc. Chúc các bạn thành công!
