Khi thực hiện các thao tác kế toán bạn cần nắm rõ các quy định như quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn, quy định về thuế, quy định về phí, lệ phí..vv. Bởi vậy các cơ quan thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quy định sử dụng hóa đơn, tuy nhiên trong quá trình sử dụng vẫn đang còn gặp nhiều khó khăn, chưa đúng với quy định gây nhiều tranh cãi cho người mua, người bán bán và chưa thống nhất được cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Qua bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn các quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn trong kế toán.
Hóa đơn
Nguyên nhân dẫn tới viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Những nguyên nhân thường gặp phải dẫn tới viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn dẫn tới sai sót trong kế toán.
Pháp luật của nước ta chưa có quy định cụ thể nào hướng dẫn về cách đọc chữ số, viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ.
Cách phát âm ở các vùng miền, tiếng địa phương khác nhau ví dụ như kế toán có thể nói ngọng âm “l” và âm “n”.
Các kế toán thường gặp nhất là không chú ý dẫn tới viết sai nét chữ, chữ viết không rõ dẫn đến thông tin sai lệch.
Cách hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Để tránh gây ra việc viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn bạn cần đọc số đúng, không sử dụng tiếng địa phương khi đọc, đọc các chữ số từ trái sang phải, đọc thành từng lớp một, mỗi lớp 3 chữ số liền nhau. Cuối cùng là hãy tuân theo các quy tắc đã được quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn ở phần tiếp theo nhé.
Một số quy tắc được quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Một số quy tắc được quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn theo Khoản k, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định như sau:
Hóa đơn bán hàng
“Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên. Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký”
Bạn có thể hiểu như sau:
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. kế toán hoặc người bán phải lựa chọn một trong hai cách ghi:
Cách 1: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm, nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị.
Cách 2: Sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Dòng tổng tiền thanh toán cuối cùng trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Nếu chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu đã ghi hóa đơn luôn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung trên hóa đơn.
Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ với các số sau
Với các nguyên tắc được quy định như trên các bạn cần nắm rõ thêm các quy tắc sau trong các trường hợp đặc biệt như:
Chữ số cuối là số 1
Chữ số 1 sẽ có hai cách đọc là“một” hoặc “mốt”
Viết “một” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
Ví dụ: 2101: Hai nghìn một trăm linh một.
Viết “mốt” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
Ví dụ: 161: Một trăm sáu mươi mốt.
Chữ số tận cùng là số 4
Chữ số 4 sẽ có hai cách đọc và viết: “bốn” hoặc “tư”
Viết “bốn” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
Ví dụ: 114: Một trăm mười bốn
Viết “tư” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
Ví dụ: 124: một trăm hai mươi tư
Chữ số tận cùng là số 5
Chữ số 5 sẽ có hai viết là “lăm” và “năm”
Viết “lăm” khi chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hoặc hoặc bằng 9.
Ví dụ: 115: một trăm mười lăm
Viết “năm” khi chữ số hàng chục bằng 0 hoặc kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” sau đó.
Ví dụ: 155: một trăm năm mươi lăm
Ngoài ra, trong thực tế, nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hay “chẵn” để biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết nhưng hóa đơn cũng vẫn được coi là hợp lệ.
Cách viết số tự nhiên
Nếu đọc số theo đúng các nguyên tắc rồi thì việc viết số tự nhiên cũng rất đơn giản. Bạn cần tuân theo thứ tự sau:Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, xác định giá trị của các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị tương ứng, viết số.
Trên thực tế, nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hay “chẵn” để biểu đạt số tiền trên hóa đơn tròn tuy không cần thiết nhưng hóa đơn vẫn được tính là hợp lệ.
Người viết luôn đảm bảo tính chính xác của tổng số tiền khi tính toán bằng số ở trên, tránh tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới khi ghi số tiền bằng chữ sẽ bị sai lệch, tẩy xóa.
Tránh trường hợp viết sai chính tả trên hóa đơn, nếu viết sai hóa đơn bạn không được tẩy xóa trên hóa đơn thì hãy xử lý như sau:
Hóa đơn bị viết sai, chưa xé khỏi cuống chưa giao cho người mua hãy gạch chéo các liên hóa đơn rồi lưu giữ hóa đơn lập sai và cuối cùng lập hóa đơn mới.
Hóa đơn bị viết sai, đã xé cuống chưa giao cho khách hàng thì hãy gạch chéo các liên của hóa đơn đó rồi kẹp lại vào quyển hóa đơn đang được sử dụng đó và lập hóa đơn mới giao cho khách hàng các thao tác thực hiện khi các bước xảy ra trong cùng một ngày tránh trường hợp nhầm lẫn sai sót sau này.
Hóa đơn bị viết sai đã giao cho khách hàng nhưng vẫn chưa kê khai thì hãy lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn, lập lại hóa đơn mới, sau đó gạch chéo các liên hóa đơn lập sai và lưu giữ chúng lại.
Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn kế toán một cách chính xác nhất. Hy vọng qua bài viết này có thể giúp bạn tránh được những rắc rối khi viết hóa đơn vấc thao tác kế toán. Chúc các bạn thành công!
